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快速入门:搬家前的准备工作有哪些

人气:6   发表时间:2021-01-22 17:11:24

归根到底,还是搬家前的准备工作有哪些,其实这是很多没经手过搬家的行政人比较没有底气的原因,因为对整个过程不清楚,不确定太多,导致千头万绪不知道如何下手。

那对于搬家而言,最关键的任务是什么呢?有些行政人会说一切顺利就好,有些行政人会说东西安全就位就好,有些行政人会说没有投诉就好,有些行政人会说东西没有遗漏就好。笔者看来都对,对于搬家而言,概括起来可能就是将对员工,对公司,对个人有价值的物品、资产、工具、设备等安全完整的就位。

为了实现这个目的,我们在公司提供的资源包内,将供应商提供的服务与我们自己提供的服务及其他部门提供的资源进行统筹安排。从而达成安全完整就位的目的。那我们可以如何有序的开展搬家这件事情呢?以下顺序仅供参考。

Setp1:清点

接到搬家的任务后,我们需要第一时间对报价和工作量的基础,也就是物品及资产的数量进行清点。

有行政人说,我按照资产清单清点不就好了么?其实不然,在笔者的经验中,公司的物品和资产往往只占了整体物料的7成左右,剩下的3成都是个人或者部门公共的用品。举个简单的例子,你搬柜子的时候,需要将柜子内的资料和物品全部清理出来,如果不提前清点的话,往往是当天这个部门和你说,给的箱子不够,结算的时候,你一看多出来箱数导致的费用往往是瞠目结舌的。

因此我们除了按图索骥的用资产清单进行清查外,还需要找上一家供应商(这家供应商可以是朋友推荐的或者做过你们集团其他搬家项目的相对靠谱的供应商)对现场进行完整的勘察,需要将角角落落,柜子,仓库里面的各类物料都一一看到位,有些看上去像垃圾的物料也需要和部门确认清楚,哪些要搬,那些不要搬。

并且在资产清单上标注清楚,尤其是一些易碎品,也方便让供应商出个相对精准的方案。搬家的时候需要哪些工具,哪些设备,不同物品的搬运方案,搬运先后顺序,车次安排等。公司物品和个人物品如何区分,各点位如何区分等等。

针对一些高价值但小巧的物品,我们更加需要提前梳理,明确类型,并在搬家邮件中反复提醒自行携带,遗失不补等。

第一步清点,我们就需要形成类似下面的表格:

序号

区域

类型

预计数量

单位

所在位置

搬运类型

1

3楼西侧技术办公区

利旧办公桌

50

办公区

利旧家具

2

红酒

6

3F-098桌旁

易碎物品

3

文件资料

2

3F-021柜子里

文件资料

当然,具体的表格根据自己需要来,主要是方便自己、搬迁小组、搬家公司能看懂即可。可能同样的资料,会有多个版本的表格,这个没关系,保证90%以上的物料在搬家后清场前乐观包含在表内即可。

 

Step2:搬家方案

根据清点的数量和供应商的初步报价,我们就需要按需求整合搬家方案了,每家的搬家方案都会有其侧重点,但基本会包含以下几部分:

1、需要的资源:搬家预算、需要各部门支援的人数、需要协助的部门、需要公司提供的其他资源、需要其他部门配合的工作

2、利旧计划:家具如何利旧,IT设备如何利旧、安全设备如何利旧等

3、搬迁小组工作计划:什么时候成立、供应商如何选择、倒推的工作进度、工作计划关键节点、人员分工与职责规划、搬出与搬入的分工安排等

4、安全计划:如何确保物料能安全完整的搬运到新办公场地的计划或方案

5、搬家物料:物料清查情况简介、需要使用的包装材料和记录用品的预估

6、新场地的平面图:也就是新场地的落位计划或安排

7、需要自行采购的物料或工具清单或费用:也就是除去供应商提供的,我们自己还需要准备的物料的清单或计划表

以上看着复杂,其实找家供应商,基本能套出来个大概的方案,剩下的就是根据自己公司的实际情况去补充完整即可。

 

Step3:找人、预演及培训

这里的找人,指的是工作小组和志愿者小组。如果面积小,人少,那自然能由行政部一家搞定,如果你面积大,人员多,那就一定要成立工作小组并招募志愿者了。记得,志愿者要给到红利,不能真的只是志愿者,关于红利或者奖励要在招募的时候连同工作职责就说清楚。

预演是针对有家具和设备利旧的项目,但凡有利旧的项目,就一定会面临搬家窗口紧张,与施工单位及内部跨部门扯皮的情况,家具及设备的拆装、运输、在新旧场所的拆线和重新走线时间和成本都需要考虑清楚,通过多部门的评估,形成明确的方案和计划。尤其是家具及IT设备,在新办公室设计之初就要考虑清楚,也就是在图纸阶段就要控制好。

除了沙盘推演外,到新职场实地走一圈是最好的方案,多拉着供应商去新办公室走走对搬家工作的顺利进行是非常有帮助的。

培训指的是模拟搬家的实际场景,从封箱打包开始,一路将涉及到的环节走一圈。比如说:

1、标签如何写最清晰,最简便,从而避免员工自行简化?

2、运输物品统计汇总表及人员物品核对表在搬家的时候是否能匹配起来?

3、搬家的时候,电梯的运转速度是否能跟上?

4、如果家具利旧供应商,搬家供应商甚至是IT设备利旧供应商不是一家的话,最佳的搬家错峰方案是什么?

5、装车单到了现场如何核对?箱子到了现场,如何快速落位?

6、我们的志愿者现场要如何开展工作,发生问题的时候,我们行政要如何补位?

7、点位图时候能让搬家师傅一目了然?

8、现场的照明环境如何不行的话,怎么办?

9、现场大车开不进去怎么办?

10、最后的扫尾如何安排?

11、要报废的物品要如何处理?

12、如果是连轴转的,那如何安排休息,毕竟大型搬迁,有时候会是24小时乃至48小时的车轮战,如何让大家能有舒适的休息及就餐,避免过劳也是需要注意的。

类似这样的问题,都可以通过培训、沙盘推演、现场勘查等情况找到可能的问题及解决方案。

 

用项目管理的思路来做搬家,不要怕,其实没那么可怕,大部分的搬家都是可控的。


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